Datenschutzordnung des Tennis Förderkreis TV GW Weinheim e.V.

 

Präambel 

Der Tennis Förderkreis TV GW Weinheim e.V., Waidallee 10, 69469 Weinheim (nachstehend Verein genannt) verarbeitet in geringem Umfang personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, Organisation von Fördermaßnahmen, Öffentlichkeitsarbeit des Vereins, etc.). Der Satzungszweck ist die Förderung gemeinnütziger Vorhaben des TV Grün Weiß Weinheim 1970 e.V. (nachstehend Hauptverein genannt).

Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdaten-schutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

 

§ 1 Allgemeines 

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern an geförderten Maßnahmen sowohl automatisiert in PCs als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

 

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder 

  1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt. Dort sind auch die jeweiligen Maßnahmen zur Sicherung dieser Daten beschrieben. 
  1. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen. 
  1. Im Rahmen des Satzungszwecks (Förderung von gemeinnützigen Vorhaben des Hauptvereins) werden Daten in Einzelfällen an den Hauptverein weitergeleitet.

 

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit 

  1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben. 
  1. Dies beschränkt sich auf allgemein zugängliche Daten: Name und ggf. Alter. 
  1. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen. 
  1. Der Verein betreibt keine eigene Internetseite, sondern pflegt einen Abschnitt im Internetauftritt des TV Grün Weiß Weinheim e.V., dort werden die Daten des Vorstands, mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.

 

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein 

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Die Verarbeitung von Daten wird durch den Kassenwart erledigt. 

Der Vorstand stellt gemeinschaftlich sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

 

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen 

  1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den Vorstandsmitgliedern insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten. (Beispiel: keine Weitergabe von Kontoinformationen, etc.) 
  1. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe. 
  1. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer außerordentlichen Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

 

§ 6 Kommunikation per E-Mail 

  1. Für die Kommunikation per E-Mail an die Mitglieder des Vereins werden die privaten E-Mail-Accounts genutzt, die Kommunikation ist in getrennten Ordnern zu führen, die im Falle einer evtl. gemeinschaftlichen Nutzung durch ein Password zu sichern sind. 
  1. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

 

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit 

Mitglieder des Vorstands die Umgang mit personenbezogenen Daten haben, sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

 

§ 8 Datenschutzbeauftragter 

Da der Verein keine 10 Personen hat die ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, gibt es keinen Datenschutzbeauftragten. Bei Fragen und Auskünften ist der Vorstand anzusprechen.

 

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten 

  1. Der Verein unterhält einen Abschnitt im Internetauftritt des Hauptvereins. Die Pflege Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt der stellvertretenden Vorsitzenden. Änderungen dürfen ausschließlich durch sie veranlasst oder durchgeführt werden. Sie ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Abschnitt des Tennis Förderkreis Vereins verantwortlich. Der Hauptverein garantiert die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen für den gesamten Internetauftritt. Zusätzliche Internetauftritte von Gruppen innerhalb des Vereins (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) bedürfen der ausdrücklichen Genehmigung der stellvertretenden Vorsitzenden.

 

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung 

  1. Mitglieder des Vorstands und etwaige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, Datennutzung oder Weitergabe ist untersagt. 
  1. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

 

§ 11 Inkrafttreten 

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 25.05.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.

 

 

 

 

 

 

   
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